Skoraj vsako projektno podjetje začne s preglednicami, in to z dobrim razlogom: so prilagodljive, vsi jih poznajo in ne stanejo nič dodatnega. Toda ko raste število projektov, ljudi in strank, tiho raste tudi strošek njihovega usklajevanja. To je pet znakov, ki jih vidimo najpogosteje.
1. Isti podatki so na treh mestih
Ime stranke in vrednost pogodbe sta v CRM-ju, terminski plan je v datoteki za planiranje, ure so v evidenci ur, računi pa v računovodstvu. Vsako spremembo je treba vnesti znova in prej ali slej je ena od kopij napačna. Če vaša ekipa porablja čas za vprašanje »katera različica je prava?«, preglednice ne prihranijo več časa.
2. Nihče ne zna odgovoriti »kako gre projektu?« brez sestanka
Ko so proračun, ure in računi v različnih datotekah, mora nekdo za odgovor na preprosto vprašanje najprej vse zbrati. Ko so številke sestavljene, opisujejo prejšnji mesec.
3. Pri predajah se izgubljajo informacije
Prodajna ekipa ve, kaj je stranka želela; projektna ekipa začne z e-pošto in PDF-jem. Zapiski, telefonski klici in obljube iz prodaje ostanejo v nečijem poštnem predalu.
4. Ure se zbirajo, a se ne uporabljajo
Evidence ur se izpolnjujejo, vendar se s planom po fazah primerjajo šele, ko je projekt končan, ko je za spremembe prepozno.
5. E-pošta je pravi arhiv projekta
Načrti, odobritve in potrditve dobaviteljev prispejo po e-pošti in tam tudi ostanejo. Ko je nekdo na dopustu, je na dopustu tudi zgodovina projekta.
Kaj potrebujete namesto tega
Za rešitev ne potrebujete desetih novih orodij. Potrebujete eno mesto, kjer so stranka, posel, projekt, dokumenti, ure in denar povezani, tako da podatke vnesete enkrat in so vidni povsod, kjer jih potrebujete.
Na tej zamisli temelji Qentrilo: osnovna platforma za projekte, kontakte, dokumente, e-pošto in naloge ter moduli, kot so CRM, Finance, Help desk in Terenske ure, ki jih vklopite, ko jih potrebujete. Oglejte si, kako deluje v vaši panogi, ali se dogovorite za 30-minutno predstavitev na svojih podatkih.